सामग्री अभिलेखीकरण नीति (सीएपी)
हुगली कोचीन शिपयार्ड लिमिटेड की वेबसाइट/पोर्टल/वेब एप्लिकेशन पुराने, समय-सीमा समाप्त और ऐतिहासिक सामग्री को व्यवस्थित रूप से सुरक्षित रखने और प्रबंधित करने के लिए अभिलेखीकरण व्यवस्था बनाए रखता है, ताकि वर्तमान और प्रासंगिक जानकारी उपयोगकर्ताओं के लिए आसानी से उपलब्ध रहे।
समाचार अपडेट, सूचनाएं, परिपत्र, प्रेस विज्ञप्तियां, आगंतुक आंकड़े, घोषणाएं और प्रमुख सूचना सामग्री जैसे अनुभाग प्रकाशन की तिथि से एक (1) वर्ष पूर्ण होने पर या उनकी परिचालन प्रासंगिकता समाप्त होने पर स्वतः अभिलेखित किए जा सकते हैं।
हुगली सीएसएल महत्वपूर्ण वेबसाइट सामग्री के ऑनलाइन अभिलेख, जहां लागू हो, संदर्भ, लेखा-परीक्षा, रिकॉर्ड संरक्षण और ऐतिहासिक जानकारी की पुनर्प्राप्ति के लिए पांच (5) वर्षों की अवधि तक बनाए रखेगा।
निम्नलिखित सामग्री श्रेणियां समाप्ति या बंद किए जाने के बाद अभिलेखित की जा सकती हैं:
- निविदाएं और खरीद संबंधी सूचनाएं
- भर्ती सूचनाएं
- प्रपत्र और डाउनलोड योग्य दस्तावेज
- परियोजना अधिसूचनाएं
- योजनाएं, परिपत्र और समयबद्ध घोषणाएं
ऐसी सामग्री जिसकी समय-सीमा समाप्त हो गई हो, जिसे वापस ले लिया गया हो, बंद कर दिया गया हो या जो अप्रचलित हो गई हो, उसे अभिलेखित किया जा सकता है और अभिलेखीकरण की तिथि से पांच (5) वर्ष पूर्ण होने के बाद प्रशासनिक, कानूनी, लेखा-परीक्षा और रिकॉर्ड संरक्षण आवश्यकताओं के अधीन हटाया/निरस्त किया जा सकता है।
सामग्री का अभिलेखीकरण और विलोपन केवल संबंधित सक्षम प्राधिकारी के अनुमोदन से तथा लागू सरकारी दिशानिर्देशों, संगठनात्मक नीतियों और डेटा संरक्षण मानदंडों के अनुसार किया जाएगा।
अभिलेखीकरण नीति तालिका
| क्रम संख्या | सामग्री तत्व | प्रविष्टि नीति | निकास नीति |
|---|---|---|---|
| 1 | समाचार / प्रेस विज्ञप्तियां | वेबसाइट पर प्रकाशित | 1 वर्ष के बाद अभिलेखित; 5 वर्ष के बाद हटाया जाएगा |
| 2 | निविदाएं / भर्ती सूचनाएं | वैधता अवधि तक प्रकाशित | समाप्ति के बाद अभिलेखित; 5 वर्ष के बाद हटाया जाएगा |
| 3 | प्रपत्र / दस्तावेज | अद्यतन/प्रतिस्थापित होने तक उपलब्ध | अप्रचलित होने पर अभिलेखित; 5 वर्ष के बाद हटाया जाएगा |